Selasa, 08 Desember 2009

TEKNIK MEMIMPIN DISKUSI RAPAT DAN SIDANG YANG EFEKTIF
I Pendahuluan
Diskusi, rapat, dan sidang tidak bias dilepaskan dari sebuah organisasi.
II Pengertian
1. Diskusi
Diskusi atau dialog adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara bersama sama guna memecahkan suatu permasalahan dengan jalan saling “ adu” argumentasi dalam memberikan saran, usulan, dan atau solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Dalam memberikan setiap argumentasi yang harus dikedepankan adalah kebenaran dan obyektifitas serta dilakukan dengan cara yang sopan, arif dan bijaksana.
2. Rapat
Rapat adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau kepanitiaan dalam rangka membahas agenda yang telah ditetapkan.
3. Sidang
Persidangan adalah suatu forum yang bertujuan untuk menghasilkan keputusan- keputusan dan ketetapan – ketetapan tentang berbagai hal sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan.
4. Seminar
Seminar atau simposium adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk membahas suatu topik, dengan mendatangkan pemateri yang relevan dengan topik yang sedang dibahas.
5. Lokakarya
Lokakarya adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan tujuan untuk merumuskan program kerja yang harus dilakukan.
Perbedaan pokok antara persidangan dengan forum-forum lain seperti tersebut di atas adalah terletak pada out put yang dihasilkan. Kalau dalam diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya dll out put yang dihasilkan hanya berupa kesimpulan. Tetapi kalau dalam persidangan out put yang dihasilkan adalah keputusan dan ketetapan yang sifatnya mengikat dan harus dipertanggungjawabkan secara konstitusi atau hukum.
III Kelebihan dan Kekurangan
IV Teknik persidangan
Permusyawaratan dalam Mubes, Kongres atau Raker membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir daripemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

1. Jenis – Jenis Persidangan
a. Sidang Pleno, merupakan sidang yang diikuti seluruh peserta siding termasuk peninjau Permusyawaratan Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang..Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan dipandu oleh Steering Committee.
b. Sidang Paripurna, Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan.
c. Sidang Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang komisi yang ditentukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Peserta sidang komisi diambil ditetapkan dari peserta sidang pleno. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi yang dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan. Hasil dari sidang komisi selanjutnya dibawa ke sidang pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan
d. Sidang Sub Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang sub komisi. Peserta sidang sub komisi diambilkan dari peserta sidang komisi yang terkait sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hasil dari sidang sub komisi selanjutnya dibawa ke sidang komisi dan atau pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.
2. Komponen –Komponen Yang Harus Ada Dalam Persidangan
a. Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang. Jika pimpinan sidang lebih dari satu orang, maka istilah yang dipakai adalah Presidium Sidang.
Syarat-syarat Presidium Sidang :
v Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
v Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
v Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
v Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :
v Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
v Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
v Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta


b. Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara syah menjadi peserta persidangan berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku. Peserta sidang terdiri dari dua macam, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak bicara dan hak suara, sedangkan peserta peninjau hanya mempunyai hak bicara.
c. Palu Sidang adalah palu yang dipakai dalam persidangan untuk “mengetuk” setiap keputusan dan ketetapan yang telah disepakati.
d. Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas dalam persidangan (agenda).
e. Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari berbagai ketetapan yang telah dihasilkan.
3. Jenis – Jenis Pimpinan Sidang
a. Pimpinan Sidang Pleno adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang pleno.
b. Pimpinan Sidang Komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang komisi.
c. Pimpinan Sidang Sub komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang sub komisi
4. Interupsi
Secara terminologi interupsi berarti menyela. Kata interupsi hanya dipakai jika peserta sidang ingin menyampaikan perintah, pendapat, solusi, informasi dll pada saat sedang terjadi sebuah perdebatan atau diskusi karena adanya masukan yang perlu diperhatikan
untuk pelaksanaan sidang tersebut.
a. Macam-macam interupsi
v Interupsi point of Previlage, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin minta ijin kepada pimpinan sidang untuk melakukan hal –hal yang sifatnya pribadi. Misalnya ijin keluar.
v Interupsi point of Information, bentuk interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta siding termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misalnya informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
v Interupsi point of Order, bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan atau perintah kepada pimpinan siding dan atau peserta sidang yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Misalnya saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak
melebar dan semakin bias.
v Interupsi point of Justification, merupakan interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.
v Interupsi point of Clarification, bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi atau pelurusan terhadap suatu pendapat pernyataan atau informasi peserta sidang
lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan.
v Interupsi point of Solution, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan atau menawarkan suatu solusi.
v Interruption of explanation, bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
v Interruption of personal, bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
b. Pelaksanaan Interupsi
v Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah pendapat ijin dari Presidium Sidang.
v Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan
v Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.
5. Teknik Penggunaan Palu Sidang
a. Ketukan 3 X dipakai untuk :
v Membuka sidang
v Menutup sidang
v Menetapkan suatu ketetapan atau konsideran /mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
b. Ketukan 2 X dipakai untuk :
v Menetapakan break (skorsing, pending atau lobiying), jika menggunakan perkalian dua. Biasanya untuk waktu yang lama seperti istirahat, lobying, sembahyang,makan. Contoh break 2 x 5 menit.
c. Ketukan 1 X dipakai untuk :
v Memindahkan palu sidang
v Menerima palu sidang
v Keputusan tiap point
v Menetapkan break, jika menggunakan perkalian satu. Biasanya untuk waktu yang tidak lama dan tidak menuntut peserta siding untuk meninggalkan tempat persidangan. Contoh break 1 X 5 menit.
v Peninjauan Kembali (PK) atau mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
d. Ketukan tak beraturan,
Dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang gaduh atau ramai.
Sebenarnya tidak ada ketentan baku mengenai ketukan palu sidiang, data diatas adalah ketentuan yang paling banyak digunakan dalam organisasi. Di beberapa organisasi menggunakan satu ketukan untuk membuka siding dan dua kali untuk dan memindahkan palu sidang.
6. Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
a. Membuka sidang
“Dengan pertolongan Allah Bapa, Putera dan Roh Kudus, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok.
b. Menutup sidang
“Dengan mengucap ucapan syukur kepada Allah Bapa, Putera dan Roh Kudus, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
c. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
d. Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
e. Menskorsing siding
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
f. Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok..
g. Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
7. Quorum dan Pengambilan Keputusan
Quorum adalah batas jumlah peserta dimana suatu siding dinyatakan sah dan dapat mengambil suatu keputusan.
a. Persidangan dinya$takan sah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftarpada Panitia (OC).
b. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.
c. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelumdilakukan pemungutan suara ulang.
8. Aturan personalia siding
a. Peserta
Hak peserta penuh
v Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
v Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
v Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
v Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
v Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
v Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
b. Peninjau
Hak Peninjau:
v Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaranlisan maupun tertulis.
Kewajiban Peninjau:
v Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
v Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
c. Presidium Sidang
v Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah atau pengurus apabila tidak membentuk kepanitiaan.
v Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti Tata Tertib Persidangan yang disepakati peserta.
v Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.
9. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
10. Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan sesuai dengan tata tertib yang telah disepakati.
11. Beberapa Istilah dalam Sidang
1. Skorsing, ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
2. Pending, penundaan untuk melakukan lobiying.
3. Lobiying, ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
V Teknik Rapat
VI Teknik Diskusi
VII Tip Trick & Hints DIskusi Rapat dan Sidang Sidang yang Efektif
Pemandu dengan tanggung jawabnya untuk mengarahkan dan membimbing peserta menuju pemahaman dan sasaran pembelajaran tentunya harus memiliki keterampilan tertentu dalam mengendalikan sebuah forum dimana didalamnya akan terjadi berbagai interaksi baik antar peserta maupun peserta dengan pemandu. Tentunya pemandu tidak akan memparkan materi terus menerus secara keseluruhan hingga ia mendominasi jalannya sesi, namun ia bisa mendorong peserta untuk mengeksplorasi pengetahuan dan gagasannya melalui sebuah diskusi yang teratur dan terarah. Kita dapat mendefinisikan diskusi sebagai bentuk kegiatan interaktif yang melibatkan 2 orang atau lebih dan tidak selalu memiliki pemimpin formal. Berarti diskusi yang sedang kita bicarakan ini tidak hanya terbatas pada forum-forum formal maupun semiformal, namun juga bisa dilakukan secara bebas tak resmi baik secara lisan maupun tulisan. Yang ditekankan disini adalah adanya hubungan timbal balik atau komunikasi dan terdapat upaya tranfer informasi di dalamnya. Meskipun terdapat ketentuan umum dalam penyelenggaraan diskusi, namun pada kenyataannya melanismenya tidak selalu berlangsung mengikuti kaidah ilmiah. Interaksi berlangsung tanpa sepenuhnya mengacu pada kerangka yang umum asalkan terdapat topik yang dibicarakan dan orang yang menginteraksinya. Dan sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam diskusi tidak harus selalu memiliki pemimpin yang bertugas mengatur dan memediasi berbagai kepentingan peserta diskusi. Komunikasi berjalan begitu saja sesuai keinginan dan kesepahaman kedua belah pihak baik terkait arah maupun penyelesaiannya. Hal lain yang seringkali ditemukan adalah bahwa dalam diskusi kita bisa menemukan bahwa tidak semua peserta mampu bersikap objektif. Masing-masing peserta diskusi memiliki kepentingan dan arah pemikiran tersendiri, apalagi jika emosi juga disertakan dalam menyikapi maupun mengutarakan pendapat maka kemungkinan yang terjadi adalah saratnya nuansa subjektivitas dalam diskusi. Hal ini cukup rawan terhadap efektifitas diskusi yang menuntut penyelesaian atau sebuah konklusi bersama. Maka disinilah salah satu alas an mengapa peran dari pemimpin diskusi dan pengendalian diri/kedewasaan peserta diperlukan. Tang ketiga adalah bahwa diskusi bisa diselewengkan dengan tujuan tertentu. Kita bisa menemukan banyak kasus yang menunjukkan diskusi-diskusi yang tidak produktif/sia-sia. Diskusi dapat mengarah pada sebuah perencanaan kejahatan, fitnah/gossip dan mendekonstruksi pemikiran peserta oleh peserta yang lain yang dominan. Untuk menyelenggarakan sebuah diskusi ada beberapa hal yang harus dipersiapkan antara lain: 1. Kerangka diskusi, yaitu suatu alur diskusi antara pemandu dengan peserta yang biasanya berisi: tujuan/target, metode & waktu yang direncanakan. Agar arah diskusi tampak jelas, maka kita perlu menentukan sasaran yang ingin kita capai/hasil yang diharapkan dari diskusi tersebut. Sehingga kita bisa mempersiapkan diri melalui referensi tertentu atau gagasan-gagasan penting tertentu sebelum diskusi tersebut mengalir. Lalu agar diskusi menjadi efektif, kita juga perlu menreapkan metode tertentu sesuai tujuan, peserta, suasana dan waktu yang tersedia untuk diskusi. Yang terakhir mengenai waktu, bahwa besarnya waktu akan mengukur berapa lama kita akan menyelenggarakan sebuah diskusi. Sehingga pembicaraan-pembicaran yang terjadi berlangsung efektif dan efisien. Pemilihan waktu yang tepat juga merupakan salah satu indicator yang bisa menentukan sukses tidaknya diskusi yakni tercapainya tujuan. Kemudian terdapat beberapa tahapan sebagai alur dari kerangka diskusi sendiri yaitu Pengumpulan fakta. Agar pembicaraan dalam diskusi sarat dengan nuansa objektif dan memiiliki suatu kejelasan maka kita perlu mengumpulkan berbagai macam fakta yang relevan dengan topic yang akan dibicarakan. Fakta tersebut biasanya berasal dari buku-buku, majalah, surat kabar, internet maupun radio. Penyaringan fakta yang relevan. Pada tahap ini terjadi pemilihan dan pengolahan data sesuai tujuan atau penyelesaian permasalahan yang diharapkan. Mana saja fakta-fakta yang dapat memperkuat gagasan atau memungkinkan untuk diolah bersama. Pengaitan fakta menjadi kesimpulan. Fakta yang tadi sudah dipilih akan dijadikan referensi dalam diskusi yang nantinya konstruktif terhadap kesimpulan yang didapatkan. Sehingga apbila didasarkan pada fakta maka kesimpulan yang diperoleh akan lebih valid. Pengaitan kesimpulan dg situasi sehari-hari. Agar hasil diskusi nanti dapat dengan mudah diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari, perlu adanya sebuah koherensi antara hasil diskusi atau kesimpulan dengan kondisi lingkungan atau kehidupan sehari-hari. 2. Kerangka observasi. Merpakan suatu trik untuk mengarahkan pemahaman peserta berdasarkan struktur dari materi yang sudah dipersiapkan. Karena persepsi peserta beraneka ragam maka dalam waktu yang efisien kita harus mampu mengendalikannya agar sesuai dengan arah pembelajaran yang diharapkan. Adapun unsur-unsur yang terkandung di dalamnya anatara lain : Fakta / temuan yang seharusnya terungkap dalam diskusi, Pertanyaan yang perlu diungkapkan untuk memperlebar terungkapnya fakta, Cara menggabungkan fakta tsb menjadi suatu kesimpulan dan contoh dalam kehidupan sehari-hari,supaya jelas. Pada pelaksanaan diskusi sendiri, pemandu harus sedemikian rupa memperhatikan unititas dalam diskusi dan alur yang sudah dipersiapkan. Lalu dilakukanlah evaluasi yang merupakan Penilaian akhir untuk mengetahui dan menjelaskan sejauh mana peserta mengerti materi yang disampaikan yang bertujuan memperbaiki yang kurang,membangun dan memotivasi peserta. Dan trakhir terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pemandu untuk dikurangi selama memimpin diskusi yakni menjawab pertanyaan, menjelaskan definisi dan memberi konfirmasi. Berilah kebebesan bagi peserta untuk mengungkapkan ide dan gagasannya dan tentu benahi kekeliruan-kekeliruan dan kendalikan arah diskusinya
TEKNIK DISKUSI
Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan
maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan
dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu
argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.
Manfaat Diskusi
1.Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi
2.Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.
Forum Gayo - ::Situs Resmi Kabupaten Aceh Tengah:: Joomlaboard Forum Component version: 1.1 Stable Generated: 28 September, 2009, 19:03
Pola-Pola Diskusi
1. Prasaran
f.Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
g.Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).
h.Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.
2. Ceramah
a.Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.
√ėDiskusi Panel
c.Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.
d.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.
√ėBrainstorming
c.Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
d.Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
e.Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan
dan pembahasan lebih lanjut.
Persyaratan Diskusi
1.Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a.Tata tertib tidak ketat.
b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c.Kesediaan untuk berkompromi.
2.Bagi peserta diskusi :
a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.
b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c.Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d.Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e.Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.
3.Bagi pemimpin diskusi :
a.Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b.Pandai menyimpulkan.
c.Sikap tidak memihak
8.3.1 Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.
8.3.2 Manfaat Diskusi
1. Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi
2. Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.
8.3.3 Pola-Pola Diskusi
1. Prasaran
a. Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
b. Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).
c. Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.
2. Ceramah
a. Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.
3. Diskusi Panel
a. Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.
b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.
4. Brainstorming
a. Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
b. Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
c. Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan dan pembahasan lebih lanjut.
1.3.4.Persyaratan Diskusi
1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a. Tata tertib tidak ketat.
b. Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c. Kesediaan untuk berkompromi.
2. Bagi peserta diskusi :
a. Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.
b. Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c. Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d. Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e. Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.
3. Bagi pemimpin diskusi :
a. Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b. Pandai menyimpulkan.
c. Sikap tidak memihak


TEKNIK RAPAT
Pengertian
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan,
yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang
lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih
sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada
rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
Jenis Rapat
1.Rapat Anggota
2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).
3.Diskusi.
Fungsi Rapat
1.Penyampaian informasi
2.Pemecahan masalah
3.Mengidentifikasi masalah.
4.Menentukan alternatif.
5.Menguji alternatif.
6.Rapat implementasi.
Forum Gayo - ::Situs Resmi Kabupaten Aceh Tengah:: Joomlaboard Forum Component version: 1.1 Stable Generated: 28 September, 2009, 19:03
Prosedur Penyelenggaraan Rapat
1.Persiapan
a.Menyiapkan rencana.
b.Menyiapkan agenda rapat.
c.Menyiapkan kertas kerja.
d.Menyiapkan pembicara/peserta.
e.waktu.
e.Pengambilan keputusan.
f.Penutupan rapat.
3.Pelaporan dan Evaluasi
a.Pelaporan
-Jelas, lengkap dan singkat.
-Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
-Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.
b.Evaluasi
-Dilakukan bersama panitia/pengurus.
-Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil.
Yang berperan dalam Rapat
1.Pemimpin Rapat.
2.Peserta Rapat.
3.Undangan dan nara sumber.
4.Materi/bahan rapat.
5.Tata ruang dan tempat duduk.
Persyaratan Pemimpin Rapat
1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.
2.Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3.Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan
Upaya mensukseskan Rapat
1.Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2.Pemimpin Rapat harus :
a.Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
b.Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
c.Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.
3.Hal-hal lain yang perlu :
a.Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
b.Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c.Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
d.Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.
Indikator Rapat yang berhasil
1.Semua undangan/peserta hadir.
2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3.Peserta aktif dan banyak masukan.
4.Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5.Sasaran yang direncanakan tercapai.
6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.
8.2.1. Pengertian
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana.
Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
8.2.2 Jenis Rapat
1. Rapat Anggota (Sabha,Lokasabha,Mahasabha).
2. Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).
3. Diskusi.
8.2.3. Fungsi Rapat
1. Penyampaian informasi
2. Pemecahan masalah
3. Mengidentifikasi masalah.
4. Menentukan alternatif.
5. Menguji alternatif.
6. Rapat implementasi.
8.2.4. Prosedur Penyelenggaraan Rapat
1. Persiapan
a. Menyiapkan rencana.
b. Menyiapkan agenda rapat.
c. Menyiapkan kertas kerja.
d. Menyiapkan pembicara/peserta.
e. Menyiapkan perlengkapan rapat.
2. Pelaksanaan
a. Pembukaan.
b. Tata tertib rapat.
c. Pengendalian.
d. Mengatur waktu.
e. Pengambilan keputusan.
f. Penutupan rapat.
3. Pelaporan dan Evaluasi
a. Pelaporan
- Jelas, lengkap dan singkat.
- Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
- Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.
b. Evaluasi
- Dilakukan bersama panitia/pengurus.
- Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil.
8.2.5 Yang berperan dalam Rapat
1. Pemimpin Rapat.
2. Peserta Rapat.
3. Undangan dan nara sumber.
4. Materi/bahan rapat.
5. Tata ruang dan tempat duduk.
8.2.6 Persyaratan Pemimpin Rapat
1. Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.
2. Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3. Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4. Pandai menerapkan gaya kepemimpinan (demokratis, otokratif atau laisser fair/liberal).
8.2.7 Upaya mensukseskan Rapat
1. Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2. Pemimpin Rapat harus :
a. Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
b. Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
c. Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.
3. Hal-hal lain yang perlu :
a. Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
b. Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c. Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
d. Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.
<
8.2.8 Indikator Rapat yang berhasil
1. Semua undangan/peserta hadir.
2. Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3. Peserta aktif dan banyak masukan.
4. Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5. Sasaran yang direncanakan tercapai.
6. Keputusan rapat dapat dilaksanakan.
.

BAB III MEMIMPIN RAPAT


Sebelum anda memimpin rapat, perlu disiapkan adanya:

Agenda rapat yang jelas;

Hari, tempat dan jam rapat;

Undangan rapat dua minggu sebelumnya (minimal satu minggu
sebelumnya);

Persiapan ruangan dan tempat duduk yang baik/santai serta
konsumsi yang cukup;

Sound system yang baik.

Persiapan memimpin rapat :

Mengadakan checking dan rechecking 5 (A s/d E di atas)

Menguasai masalah agenda rapat

Menguasai kebiasaan-kebiasaan rapat (AD dan ART or).

Menguasai teknik memimpin rapat.

PENJELASAN


Titik I

sudah cukup jelas.


Titik 2

Menguasai agenda rapat berarti anda menguasai segala aspek
permasalahan materi rapat. Apa yang ingin dicapai? Apakah ada faktor penghambat
atau ada juga faktor yang menguntungkan? Mana cara yang paling efektif untuk
mencapai tujuan , mengatasi masalah ? Siapa saja yang perlu diminta untuk
membahas materi rapat, sebelum pimpinan rapat membuka kesempatan untuk yang
hadir guna melontarkan gagasannya masing-masing ?

Pertanyaan-pertanyaan semacam itu sebaiknya dikuasai
pemimpin rapat sebelumnya. Dengan kata lain, pemimpin rapat perlu
mengantisipasi kemungkinan yang akan terjadi di dalam rapat yang sebenarnya


Titik 3

Menguasai kebiasaan rapat sesungguhnya bermuara pada
penguasaan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga organisasi.

Disamping itu, diperlukan penguasaan teknik rapat serta
peraturan dalam sebuah rapat. Hal ini akan kelihatan jelas pada waktu kita
membicarakan “Teknik Memimpin Rapat”.


Titik 4

Hasil rapat dapat memperkuat atau memperlemah organisasi.
Oleh karena itu, kita berusaha agar rapat dapat berhasil baik, dengan cara
menguasai teknik memimpin rapat yang baik pula sbb :

Untuk mempermudah para pembaca tulisan ini, saya buatkan
skenario rapat sbb:

Saya mengadakan checking apakah undangan dan persiapan rapat
seperti A s/d E sudah siap betul.

Sekalipun saya sudah mempelajari materi agenda rapat, saya
masih mengulang sekali lagi untuk meneliti materinya serta kemungkinan reaksi
dari hadirin. Mungkin saya sudah mengetahui lebih dulu siap yang pro dan yang
kontra, sehingga saya dapat mempersiapkan taktik dan strategi rapat. Mengenai
hal ini, bacalah mengenai Teknik Berunding, karena sangat mirip.

Saya ketahui dari AD dan ART, hak-hak para hadirin yang
terdiri dari Anggota Kehormatan, Anggota Luar Biasa dan Anggota Biasa atau
Dewan Komisaris. Dewan Direksi maupun Pemegang Saham Prioritas dan Pemegang
Saham Biasa serta para pejabat Eselon yang lebih rendah jika mereka diundang
untuk ikut rapat. Saya mengetahui anggota yang punya hak bicara dan hak pilih
serta yang hanya mempunyai hak bicara saja, tetapi tidak memiliki hak untuk
memilih dan dipilih.

Pada waktu pembukaan rapat, saya akan menyampaikan:

Membuka rapat dengan resmi dan terima kasih kepada semua
hadirin atas kehadirannya

Membacakan materi agenda rapat dan tata tertib rapat

Menjelaskan apa yang ingin dicapai, yang merupakan hambatan
dan yang ingin dijadikan faktor penentu. Semua hal itu untuk kebaikan
organisasi dan kebaikan anggota/bawahan. Hal ini sangat perlu guna mengarahkan
pembicaraan selanjutnya dalam rapat.

Saya katakan bahwa pembahasan materi ini terdiri dari 2 sesi
atau “floor” dan mempersilahkan para hadirin untuk mendaftarkan diri
bagi yang ingin menyampaikan pendapat pada floor pertama. Kemudian satu per
satu dipersilahkan berbicara. Nah, pimpinan rapat harus jeli/tajam mendengarkan
pendapat pembicara yang ‘menguntungkan’, maka saya sebagai pimpinan rapat akan
mengatakan: “Ya, itu betul, memang sepatutnya begitu”. Jika
pendapatnya ‘merugikan’ maka saya akan katakan “Ya, pendapat saudara
memang patut dikemukakan sebagai bahan perbandingan dengan pendapat hadirin
lainnya. Mungkin bisa lebih disempurnakan”. Pokoknya pendapat yang
menguntungkan saya katakan ‘baik’ dan yang merugikan saya arahkan ‘mengambang’.
Toh nanti ada pendapat lainnya.

Saya sebagai pimpinan rapat akan membuat resume dari semua
pendapat dalam floor pertama dengan cara merumuskannya mengarah pada keinginan
saya mencapai sasaran materi yang disidangkan. Lalu saya akan menanyakan floor,
apakah masih diperlukan floor kedua . Kalau dikehendaki, saya lanjutkan dengan
membuka kesempatan untuk para hadirin dengan mendahulukan yang belum kebagian
bicara dalam floor pertama, dengan alasan kemungkinan ada ide-ide lain yang
belum dinyatakan dalam rapat. Setelah selesai, semua pembicara dalam floor ke
dua, saya membuat resume lagi. Kemudian saya ‘tawarkan’ untuk disetujui secara
aklamasi (kalau menguntungkan). Jika floor tidak menyetujui dengan cara
aklamasi, maka diadakan voting. Kemudian saya merumuskan rancangan keputusan
sidang, untuk kemudian disahkan menjadi keputusan rapat.

Di dalam sebuah rapat akan kita temui berbagai macam tipe
manusia sbb:

Yang punya gagasan, tetapi tidak berani menyampaikannya di
dalam rapat.

Yang punya gagasan dan berani menyampaikannya. Kategori ini
dapat dibagi lagi menjadi :

a. yang selalu menentang pendapat orang lain;

b. yang realistik sehingga dapat menerima pendapat orang
lain asal lebih baik dari pendapatnya;

c. yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai materi yang
sedang dibahas;

d. yang diam saja sekalipun punya gagasan; hanya disampaikan
di luar sidang (ump. waktu istirahat).

Kalau sidang istirahat dan belum mengambil keputusan , maka
saya akan menghubungi tipe2 d tsb. (ump. saudara A). Jika ada gagasan yang
menguntungkan dari orang tersebut, maka dalam kelanjutan sidang akan saya katakan
“Saudara A mempunyai gagasan sbb:…. Dan gagasan itu sekarang saya
sampaikan kepada floor untuk menjadi bahan pengambil keputusan kita
bersama”.


Demikian juga jawaban/komentar saya terhadap pendapat tipe 2
c.


Menghadapi orang yang biasanya suka menentang, sebagai
pimpinan rapat, saya akan mengatakan : “Pendapat anda saya serahkan kepada
floor untuk dibahas atau tidak dibahas lebih lanjut”. Dengan kalimat
semacam itu, sesungguhnya saya mengarahkan floor untuk tidak membahas lebih
lanjut.


Hal-hal mengenai rapat ini sangat berkaitan dengan
“Teknik Berunding”. Oleh karena itu saya menganjurkan Anda
mempelajari dan mempraktekkan “Teknik Berunding” di tulisan saya
berikutnya
How to Chair an Effective Meeting
Dalam pelaksanaan sebuah Rapat, hal-hal berikut ini masih banyak ditemui, yaitu :
-
Rapat terlalu sering diadakan (sehingga terjadi, belum sempat melaksanakan hasil rapat terdahulu, sudah disusul
dengan rapat yang baru), atau yang terjadi sebaliknya yaitu rapat baru diadakan jika ada masalah
-
Rapat dilangsungkan berjam-jam, bertele-tele, serta melenceng dari sasaran yang telah ditetapkan.
-
Pemimpin rapat membiarkan perdebatan silang di antara peserta sehingga bukan membuat suasana rapat hidup, tapi
menjadi ramai dengan debat kusir
-
Rapat bukan menjaring saran dari peserta tapi hanya menyampaikan sikap yang sudah ditetapkan pemimpin rapat
(Meeting berubah menjadi Briefing - Terutama jika pemimpin rapat adalah atasan peserta rapat)
Sasaran Program :
Setelah selesai mengikuti program ini para peserta akan :
-
Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang bagaimana merencanakan dan menyelenggarakan sebuah rapat atau
pertemuan secara profesional dengan perencanaan yang matang, cermat dan sistimatis
-
Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang tehnik memimpin sebuah rapat, sehingga rapat tidak bertele-tele dan
mencapai sasaran atau efektif
-
Dengan adanya kesempatan peserta untuk Praktek Memimpin Rapat, diharapkan setiap peserta akan memiliki
keterampilan praktis dalam memimpin rapat di tempat kerja masing-masing
Outline :
-
Pengertian Rapat (Meeting), serta perbedaannya dengan Briefing
-
Rapat sebagai salah satu bentuk Komunikasi
-
Kapan Rapat diperlukan
-
Jenis-jenis Rapat
-
Ketentuan-ketentuan umum tentang Rapat
-
Hal-hal yang perlu ditetapkan dalam merencanakan sebuah Rapat
-
Langkah-langkah yang perlu diambil dalam mempersiapkan Rapat
-
Value Consult: Human Resources - Finance - Marketing - HSE - Managerial - In house - Public - Training
http://www.valueconsulttraining.com Powered by Joomla! Generated: 28 September, 2009, 11:10
Bagaimana langkah-langkah dibuat dalam format Action Plan
-
Tehnik mengecek progres persiapan penyelenggaraan Rapat
-
Hakekat Rapat dihubungkan dengan Hakekat Komunikasi
-
Penerapan Sifat Dasar Manusia dlm berkomunikasi dlm memimpin Rapat
-
Hal-hal yang perlu disiapkan dalam Memimpin Rapat
-
Bentuk-bentuk interaksi & komunikasi dalam sebuah Rapat
-
Proses tahap demi tahap dalam memimpin Rapat
-
Tehnik mengutarakan Pendahuluan utk menarik perhatian peserta Rapat
-
Tehnik menghadapi tipe-tipe peserta Rapat yang beragam
-
Bagaimana mengendalikan Rapat agar tidak melenceng dan bertele-tele
-
Bagaimana membuat Kesimpulan dlm bentuk Notulen Rapat
-
Cara melakukan follow up hasil Rapat
Value Consult: Human Resources - Finance - Marketing - HSE - Managerial - In house - Public - Training
Menjadi pemimpin rapat tidak sulit juga tidak mudah. Hal itu selalu kita hadapi dalam kehidupan sehari-hari. Padahal memimpin rapat bukanlah sekedar mengumpulkan orang, akan tetapi rapat adalah untuk menyamakan persepsi dari semua unsur kepentingan. Untuk menyamakan persepsi atau dataran juga bukan persoalan sepele. Betapa tidak, jika gagal jusrtu akan menimbulkan masalah baru yang tidak kala dahsyatnya.
Dalam memimpin rapat diperlukan seni yang memadahi sehingga hasilnya maksimal. Terlebih lagi kalau sudah ada indikasi masing-masing person akan memperjuangkan kepentingan pribadi atau kelompokya. Hal ini perlu strategi bermain yang indah nan cantik sehingga semua pemangku kepentingan dapat legawa dan maklum adanya.
Seni memimpin rapat bukanlah hal baku dan berlaku untuk semua situasi. Akan tetapi siapapun yang memimpin rapat jika kaya akan berbagai macam seni memimpin rapat akan lebih meyakinkan dan lebih bermanfaat dibanding orang yang cerdas kaya pengetahuan tapi miskin seni memimpin rapat. Yang lebih konyol lagi biasanya orang cerdas dan kaya pengetahuan tapi miskin seni biasanya otoriter, kaku, dan terkesan memaksakan kehendak.
Jika hal itu terjadi bukannya untuk menyamakan dataran justru membuat jurang yang dalam dan sulit dipertemukan bahkan memerlukan waktu yang sangat lama. Hal ini akan menjadi penyakit masyarakat yang akut dan dapat menghambat kemajuan guru sebagai komunitas masyarakat yang ilmiah dan profesional.
Ada sekelumit pengalaman saya ketika ditunjuk menjadi ketua panitia Pertemuan Wali Murid untuk Sosisalisasi Unas, Studi Lanjut bagi Siswa kelas XII, dan Sosialisasi Penjurusan bagi siswa kelas X di SMA Negeri 1 Kebomas Gresik. Pembentukan panitia berlangsung H-3 dari pelaksanaan. Tentu saja saya kelabakan dan akhirnya pasra karena sudah diberi amanat dan lebih pasnya ditodong oleh sekolah. Bagaimanapun dan apapun yang terjadi harus suskes.
Oleh karena itu, pada H-2 langsung kami adakan rapat kilat tanpa persiapan apapun. Saya selaku pimpinan rapat belum sempat membuat deskripsi tugas dari masing-masing seksi. Akan tetapi saya tidak kehilangan akal. Saya gunakan jurus mabuk. Yaitu saya berikan gambaran umum (secara global) bagaimana prosesi acaranya. Dilanjutkan dengan pemandangan semua peserta rapat bagaimana pelaksanaan yang ideal, dan bermakna bagi para orang tua siswa yang datang. Sebab agenda pertemuan tidak hanya untuk keperluan di atas melainkan ada kepentingan lain misalnya penggalian dana untuk pembangunan Masjid Al-Akbar, pembuatan taman sekolah yang indah, penyambuatan pertukaran pelajar dari Kore Selatan Selama 8 hari di SMA Negeri 1 Kebomas Gresik.
Setelah semua peserta rapat menyampaikan gagasannya, maka langkah berikutnya yaitu jedah lima menit. Selama waktu jedah masing-masing seksi untuk merundingkan rencananya. Kemudian masing-masing seksi menyampaikan langkah-langkah strategisnya. Saya sebagai pemimpin rapat tinggal menggarisbawahi dan memberi penguatan dari masing-masing seksi. Dengan demikian mereka yang rapat merasa mempunyai andil yang besar dan merasa diakomodir sehingga melahirkan komitemen yang luar biasa.
Dan haslnya sangat luar biasa, sangat suskes dan semua acara berjalan luar biasa. Ternyata jika semua orang jika diberikan kepercayaan akan lebih bertanggung jawab dan akan berbuat lebih dari yang kita perkirakan.




BAB III MEMIMPIN RAPAT

Sebelum anda memimpin rapat, perlu disiapkan adanya:

  • Agenda rapat yang jelas;
  • Hari, tempat dan jam rapat;
  • Undangan rapat dua minggu sebelumnya (minimal satu minggu sebelumnya);
  • Persiapan ruangan dan tempat duduk yang baik/santai serta konsumsi yang cukup;
  • Sound system yang baik.
Persiapan memimpin rapat :
  1. Mengadakan checking dan rechecking 5 (A s/d E di atas)
  2. Menguasai masalah agenda rapat
  3. Menguasai kebiasaan-kebiasaan rapat (AD dan ART or).
  4. Menguasai teknik memimpin rapat.
PENJELASAN

Titik I
sudah cukup jelas.

Titik 2
Menguasai agenda rapat berarti anda menguasai segala aspek permasalahan materi rapat. Apa yang ingin dicapai? Apakah ada faktor penghambat atau ada juga faktor yang menguntungkan? Mana cara yang paling efektif untuk mencapai tujuan , mengatasi masalah ? Siapa saja yang perlu diminta untuk membahas materi rapat, sebelum pimpinan rapat membuka kesempatan untuk yang hadir guna melontarkan gagasannya masing-masing ?
Pertanyaan-pertanyaan semacam itu sebaiknya dikuasai pemimpin rapat sebelumnya. Dengan kata lain, pemimpin rapat perlu mengantisipasi kemungkinan yang akan terjadi di dalam rapat yang sebenarnya

Titik 3
Menguasai kebiasaan rapat sesungguhnya bermuara pada penguasaan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga organisasi.
Disamping itu, diperlukan penguasaan teknik rapat serta peraturan dalam sebuah rapat. Hal ini akan kelihatan jelas pada waktu kita membicarakan "Teknik Memimpin Rapat".

Titik 4
Hasil rapat dapat memperkuat atau memperlemah organisasi. Oleh karena itu, kita berusaha agar rapat dapat berhasil baik, dengan cara menguasai teknik memimpin rapat yang baik pula sbb :
Untuk mempermudah para pembaca tulisan ini, saya buatkan skenario rapat sbb:
  1. Saya mengadakan checking apakah undangan dan persiapan rapat seperti A s/d E sudah siap betul.
  2. Sekalipun saya sudah mempelajari materi agenda rapat, saya masih mengulang sekali lagi untuk meneliti materinya serta kemungkinan reaksi dari hadirin. Mungkin saya sudah mengetahui lebih dulu siap yang pro dan yang kontra, sehingga saya dapat mempersiapkan taktik dan strategi rapat. Mengenai hal ini, bacalah mengenai Teknik Berunding, karena sangat mirip.
  3. Saya ketahui dari AD dan ART, hak-hak para hadirin yang terdiri dari Anggota Kehormatan, Anggota Luar Biasa dan Anggota Biasa atau Dewan Komisaris. Dewan Direksi maupun Pemegang Saham Prioritas dan Pemegang Saham Biasa serta para pejabat Eselon yang lebih rendah jika mereka diundang untuk ikut rapat. Saya mengetahui anggota yang punya hak bicara dan hak pilih serta yang hanya mempunyai hak bicara saja, tetapi tidak memiliki hak untuk memilih dan dipilih.
  4. Pada waktu pembukaan rapat, saya akan menyampaikan:
    • Membuka rapat dengan resmi dan terima kasih kepada semua hadirin atas kehadirannya
    • Membacakan materi agenda rapat dan tata tertib rapat
    • Menjelaskan apa yang ingin dicapai, yang merupakan hambatan dan yang ingin dijadikan faktor penentu. Semua hal itu untuk kebaikan organisasi dan kebaikan anggota/bawahan. Hal ini sangat perlu guna mengarahkan pembicaraan selanjutnya dalam rapat.
    • Saya katakan bahwa pembahasan materi ini terdiri dari 2 sesi atau "floor" dan mempersilahkan para hadirin untuk mendaftarkan diri bagi yang ingin menyampaikan pendapat pada floor pertama. Kemudian satu per satu dipersilahkan berbicara. Nah, pimpinan rapat harus jeli/tajam mendengarkan pendapat pembicara yang 'menguntungkan', maka saya sebagai pimpinan rapat akan mengatakan: "Ya, itu betul, memang sepatutnya begitu". Jika pendapatnya 'merugikan' maka saya akan katakan "Ya, pendapat saudara memang patut dikemukakan sebagai bahan perbandingan dengan pendapat hadirin lainnya. Mungkin bisa lebih disempurnakan". Pokoknya pendapat yang menguntungkan saya katakan 'baik' dan yang merugikan saya arahkan 'mengambang'. Toh nanti ada pendapat lainnya.
    • Saya sebagai pimpinan rapat akan membuat resume dari semua pendapat dalam floor pertama dengan cara merumuskannya mengarah pada keinginan saya mencapai sasaran materi yang disidangkan. Lalu saya akan menanyakan floor, apakah masih diperlukan floor kedua . Kalau dikehendaki, saya lanjutkan dengan membuka kesempatan untuk para hadirin dengan mendahulukan yang belum kebagian bicara dalam floor pertama, dengan alasan kemungkinan ada ide-ide lain yang belum dinyatakan dalam rapat. Setelah selesai, semua pembicara dalam floor ke dua, saya membuat resume lagi. Kemudian saya 'tawarkan' untuk disetujui secara aklamasi (kalau menguntungkan). Jika floor tidak menyetujui dengan cara aklamasi, maka diadakan voting. Kemudian saya merumuskan rancangan keputusan sidang, untuk kemudian disahkan menjadi keputusan rapat.
Di dalam sebuah rapat akan kita temui berbagai macam tipe manusia sbb:
  1. Yang punya gagasan, tetapi tidak berani menyampaikannya di dalam rapat.
  2. Yang punya gagasan dan berani menyampaikannya. Kategori ini dapat dibagi lagi menjadi :
    a. yang selalu menentang pendapat orang lain;
    b. yang realistik sehingga dapat menerima pendapat orang lain asal lebih baik dari pendapatnya;
    c. yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai materi yang sedang dibahas;
    d. yang diam saja sekalipun punya gagasan; hanya disampaikan di luar sidang (ump. waktu istirahat).
Kalau sidang istirahat dan belum mengambil keputusan , maka saya akan menghubungi tipe2 d tsb. (ump. saudara A). Jika ada gagasan yang menguntungkan dari orang tersebut, maka dalam kelanjutan sidang akan saya katakan "Saudara A mempunyai gagasan sbb:…. Dan gagasan itu sekarang saya sampaikan kepada floor untuk menjadi bahan pengambil keputusan kita bersama".

Demikian juga jawaban/komentar saya terhadap pendapat tipe 2 c.

Menghadapi orang yang biasanya suka menentang, sebagai pimpinan rapat, saya akan mengatakan : "Pendapat anda saya serahkan kepada floor untuk dibahas atau tidak dibahas lebih lanjut". Dengan kalimat semacam itu, sesungguhnya saya mengarahkan floor untuk tidak membahas lebih lanjut.

Hal-hal mengenai rapat ini sangat berkaitan dengan "Teknik Berunding". Oleh karena itu saya menganjurkan Anda mempelajari dan mempraktekkan "Teknik Berunding" di tulisan saya berikutnya.
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :
  1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
  2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
  3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
  4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
  5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
  6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.
Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.
  1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :
  2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
  3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.
  4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.
  5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
  6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris.
Pengelolaan Tempat Rapat.
Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.
1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.
Mempimpin Rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.
Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;
  1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
  2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
  3. Memahami Setiap acara rapat
  4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
  5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
  6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
  7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
  8. Memeriksa ruangan rapat.
Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;
  1. Berbicara spontan,
  2. Mengemukakan gagasan cemerlang
  3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
  4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :
  1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
Pengelolaan tempat rapat
Sebenarnya, apakah pendelegasian itu? Ada yang berkata, "Sharing is delegation." Pernyataan ini adalah prinsip dasar umum yang menjelaskan apa sebenarnya pendelegasian itu. Bagian ini secara khusus akan menguraikan pengertian pendelegasian serta semua aspek terkait yang ada di dalamnya.

PENGERTIAN PENDELEGASIAN

1. Pendelegasian ialah proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian tugas.

2. Pendelegasian ialah tindakan memercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi.

DASAR PENDELEGASIAN
Pokok pembahasan tentang dasar pendelegasian ini berupaya untuk menjawab pertanyaan "mengapa pendelegasian itu penting?" Atau "mengapa pendelegasian itu penting dalam hidup dan kerja suatu organisasi?" Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah ini.

1. Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui pendelegasian.

2. Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta suatu organisasi berfungsi secara normal).

3. Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung.

4. Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.

5. Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja.

SIFAT DELEGASI

1. Pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat hierarki organisasi. Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan tugas, hak, wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban setiap individu dalam hierarki organisasi.

2. Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu tugas ke tugas yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian berlaku untuk satu tugas saja.

SIKAP TERHADAP DELEGASI

Ada beberapa sikap terhadap delegasi/pendelegasian yang memiliki efek negatif ataupun positif. Sikap-sikap tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pemimpin sering tidak mendelegasikan tugas karena pelbagai alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang lain.

2. Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena pemimpin tidak tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari kewajibannya.

3. Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena pemimpin takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya.

4. Pemimpin dapat dan patut mendelegasikan tugas dengan bertanggung jawab. Hal ini dapat dilakukan dengan memerhatikan beberapa faktor penting berikut ini.

1. Tugas yang tepat harus diberikan kepada orang yang tepat pula, sesuai dengan kapasitas/kompetensi yang ada padanya.
2. Tugas yang tepat yang akan didelegasikan harus sepadan dengan wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang tepat pula.
3. Memercayakan suatu tugas harus disertai perhitungan waktu yang tepat, kondisi yang tepat dalam suatu sistem manajemen terpadu yang baik.
4. Pendelegasian harus dilaksanakan dengan ekspektasi pragmatis yang didukung oleh sistem pengawasan yang baik guna menciptakan efektivitas dan efisiensi kerja serta produksi yang tinggi.
5. Pemimpin sebagai pemberi tugas harus secara konsisten memberikan dukungan penuh ("backing") kepada setiap bawahan yang menerima pendelegasian tugas darinya.
6. Pendelegasian yang dilaksanakan dengan cara yang tepat, dapat didefinisikan sebagai empat hal berikut.

* Cara bijaksana, yaitu sikap bertanggung jawab penuh dari pemimpin dan bawahan. Pemimpin melaksanakan pendelegasian serta memberi dukungan, sementara bawahan siap serta taat kepada pemimpin dalam melaksanakan tugas/tanggung jawab yang dipercayakan kepadanya.

* Cara konsistensi, yaitu sikap pasti yang terus-menerus dipertahankan oleh pemimpin dan bawahan, antara lain:
1. tetap (tidak berubah) -- berdasarkan ketentuan/polisi kerja organisasi yang berlaku;
2. teratur (berdasarkan sasaran/kecepatan/ketertiban yang diminta) -- sesuai dengan sistem manajemen organisasi yang ada.
3. terus-menerus (mencegah/mengatasi hambatan dengan bekerja secara tetap) -- yaitu sesuai dengan tuntutan kerja dan batas waktu yang telah ditetapkan.

* Efektif dan efisien, yaitu memperhitungkan faktor kualitas dan kuantitas kerja.

* Pragmatis dan produktif, yaitu berorientasi kepada hasil atau produksi tinggi, sesuai dengan perencanaan.

SIKAP PEMIMPIN TERHADAP PENDELEGASIAN

Pendelegasian hanya akan berfungsi secara efektif apabila pemimpin memahami dan mengambil sikap yang tepat terhadap pendelegasian itu.

1. Pemimpin tertinggi dan yang setingkat di atas setiap bawahan bertanggung jawab penuh atas tugas yang didelegasikan dengan memberi dukungan penuh kepada bawahan dengan memenuhi apa yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas.

2. Pemimpin yang mendelegasikan tugas bertanggung jawab memberi kredit kepada setiap pelaksana tugas atas hasil kerja yang telah diperlihatkannya.

3. Pemimpin yang mendelegasikan tugas mutlak bertanggung jawab penuh atas sukses atau gagalnya suatu pelaksanaan kerja serta segala konsekuensi yang ditimbulkan oleh setiap bawahannya.

POLA PENDELEGASIAN

Pola pendelegasian yang membawa hasil memiliki ciri-ciri khusus yang harus dipahami oleh setiap orang. Ciri-ciri khusus tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

1. Pendelegasian yang menghasilkan bukanlah pendelegasian pesuruh/babu "Jalankan ini, jalankan itu, lakukan ini, lakukan itu, dsb." Pendelegasian yang sebenarnya tidak berfokus pada prosedur- prosedur dan cara-cara yang digunakan, tetapi terarah kepada upaya pencapaian sasaran/target dan hasil-hasilnya. Prosedur dapat ditetapkan dalam polis/suatu ketentuan, tetapi cara/metode harus dicari sendiri dan dikembangkan oleh setiap pekerja.

2. Pendelegasian yang menghasilkan adalah pendelegasian penatalayanan, yaitu pendelegasian yang berwawasan serta bertujuan melayani. Aspek-aspek pendelegasian ini dikemukakan di bawah ini.
1. Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari organisasi.
2. Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai sesuatu yang "berharga", serta memerhatikan harga diri dan kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang sebagai subjek, dan bukan objek kerja.
3. Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan yang meliputi bidang berikut.

* Menekankan pada tercapainya hasil-hasil yang didambakan atau diinginkan pada waktu depan yang telah ditentukan ("desired results").
1. Pendelegasian menyatakan dengan tegas tentang apa yang harus dicapai, bukan bagaimana mencapainya, di mana fokus utama diarahkan kepada hasil produksi.
2. Pendelegasian memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban membuat/memberi laporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.
* Pelaksanaannya dilandasi pedoman/petunjuk ("guidelines") yang jelas, baik bagi tugas maupun pelaksana tugas. Artinya pendelegasian menyatakan pedoman-pedoman, larangan-larangan, dan batas-batas dimana seseorang harus bekerja/melakukan kewajibannya. Hal ini menolong setiap orang untuk bekerja dengan baik/patut.
* Melibatkan sumber-sumber daya ("resources") yang pasti. Pendelegasian menyatakan (disertai dengan pernyataan) akan adanya sumber-sumber daya, antara lain sumber daya manusia, keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan kepadanya.
* Dinyatakan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban ("responsibility" dan "accountability"). Pendelegasian menyatakan patokan yang akan digunakan untuk menilai hasil/prestasi akhir, yang diwujudkan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban kerja yang dapat dilakukan dengan membuat/memberi pelaporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.
* Mempertimbangkan risiko-risiko yang akan terjadi atau ditindaki ("consequences"). Pendelegasian dapat menyatakan akibat-akibat yang akan terjadi, yang baik maupun yang tidak baik, sebagai hasil dari suatu pekerjaan atau tugas yang didelegasikan. Akibat-akibat ini dapat diukur melalui evaluasi/pengkajian yang dilakukan dengan meneliti deskripsi tugas dan hasil kerja atau produk yang telah dilakukan atau dihasilkan. Dengan menanyakan apakah semuanya ini telah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan rencana, ketentuan dan prosedur, ataukah malah sebaliknya.

MEMASTIKAN PELAKSANAAN PENDELEGASIAN

Untuk memastikan bahwa pendelegasian berlangsung dengan baik, hal berikut harus diperhatikan.

1. Sangatlah perlu menerapkan supervisi/pengawasan yang bersifat langsung/tidak langsung, untuk memastikan bahwa pendelegasian berjalan dengan baik.
2. Sistem dan peluang untuk menerima masukan, yang bersifat terkontrol dan tidak terkontrol juga perlu disiapkan.
1. Masukan terkontrol dapat dilaksanakan dengan wujud laporan berkala dan laporan insidentil (dalam bentuk tertulis/lisan).
2. Masukan tidak terkontrol dapat dilihat pada hasil nyata yang dicapai dalam pengerjaan tugas, atau cara lain, antara lain menyediakan peluang/kondisi untuk berdiskusi secara terbuka dengan para bawahan, mendengar keluhan mereka, dsb., atau penemuan langsung yang ditemui di lapangan.

MASALAH PENDELEGASIAN

Dalam pendelegasian, sering kali timbul masalah yang bersumber pada fakta berikut.

1. Tugas yang didelegasikan terlampau banyak, atau terlalu sedikit, yang dalam kenyataannya tidak sesuai dengan kapasitas bawahan.

2. Tidak ada pelatihan bagi tugas, baik pelatihan tugas, atau latihan di dalam tugas ("in-service training").

3. Informasi yang kabur. Yang bersumber dari pemimpin yang "kurang jelas" dalam berkomunikasi dengan para bawahan, atau gengsi dari bawahan, yang walaupun tidak memahami suatu informasi, tetapi malu untuk bertanya.

4. Komando dari atas yang datang dari dua sumber yang berbeda. Ini menciptakan kebingungan bagi dan di antara para bawahan yang dihadapkan dengan pertanyaan, "perintah yang mana yang harus dituruti?"

5. Bawahan tidak mengerti nilai dari tugas yang diinformasikan. Apakah tugas tersebut sangat mendesak karena bernilai primer atau dapat ditunda karena sifatnya yang kurang penting, dsb.

6. Harapan pemimpin yang berlebihan, tanpa mengetahui dengan jelas akan kemampuan para bawahannya dengan pasti.

7. Motivasi dan harapan para bawahan yang bersifat kompleks terhadap pemimpin, tugas, imbalan, situasi/kondisi, dsb.

Setiap pemimpin yang baik perlu memahami serta menerapkan pendelegasian dengan penuh tanggung jawab apabila ia menghendaki keberhasilan dalam kepemimpinannya. Pemimpin yang baik akan memahami bahwa ia hanya dapat bekerja dengan baik apabila ia dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain (para bawahan). Untuk mewujudkan kerja sama ini, pemimpin dapat mewujudkannya melalui pendelegasian, dimana pendelegasian dapat dilakukannya berdasarkan patokan yang telah disinggung di depan
PERBEDAAN KEPUTUSAN DAN KETETAPAN
Tentu saja beda, kalau Keputusan adalah sesuatu yang diambil berdasarkan kejadian tertentu atau hal-hal tertentu.
Ketetapan adalah seagal sesautu yang ditetapkan dan sifatnya lebih mengikat dan berdasarkan peraturan tertentu atau norma tertentu.
Keputusan lebih pada kebijakan.
dengan kata lain Keputusan untuk hal-hal dengan skala kecil, sedangkan Ketetapan untuk hal skala besar dan menyangkut orang banyak.
Ketetapan berlaku umum, keputusan intern.
Misalnya Tap MPR, berlaku secara nasional.
Keputusan MPR, berlaku di lingkungan MPR saja.
Pendelegasian:
1. Pendelegasian ialah proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian tugas.
2. Pendelegasian ialah tindakan memercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi
Keputusan:
1. Keputusan adalah sesuatu yang diambil berdasarkan kejadian tertentu atau hal-hal tertentu dan
2. bersifat terbatas/interen
3. lebih pada kebijakan
4. hal-hal dengan skala kecil
Ketetapan: mengikat secara keseluruhan
1. Ketetapan adalah seagal sesautu yang ditetapkan dan sifatnya lebih mengikat dan berdasarkan peraturan tertentu atau norma tertentu.
2. Ketetapan untuk hal skala besar dan menyangkut orang banyak.
3. Ketetapan berlaku umum.
Misalnya Tap MPR, berlaku secara nasional.
Keputusan MPR, berlaku di lingkungan MPR saja.
Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya
TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL
A. PENDAHULUAN
Program atau proyek selalu dimulai dengan suatu perencanaan yang seksama dalam bentuk pedoman kegiatan yang disusun secara logis dan sistematis. Perencanaan program yang berisi serentetan petunjuk/pedoman dalam melaksanakan seluruh kegiatan biasanya tertuang dalam dua bentuk, yaitu Proposal dan Desain / Kerangka Acuan Program
B. PENGERTIAN PROPOSAL
Proposal berasal dari bahasa Inggris, “propose yang artinya usul, mengemukakan sebuah usul atau tawaran, lamaran, pinangan. Proposal menurut James A. Black dan Dean J. Champion adalah pertanyaan singkat perihal yang akan dilakukan. Isinya antara lain tujuan penggarapan hal tersebut, dasar-dasar masalah, kegunaan, metodologi dan.
Menyusun proposal memiiliki pengertian mempersiapkan usulan suatu aktivitas dalam bentuk perencanaan menyeluruh. Dengan membaca proposal, diharapkan seseorang dapat mengetahui secara jelas rencana aktivitas atau kegiatan yang akan diselenggarakan oleh pembuatnya.
Proposal digunakan untuk mengkomunikasikan sebuah program tertentu kepada pihak lain. Proposal merupakan sebuah gambaran yang utuh tentang rencana kegiatan yang akan dilakukan, oleh karena itu proposal harus mengandung informasi se-detail mungkin, sehingga orang yang membaca tidak menyisakan sebuah pertanyaan.
Proposal atau usulan kegiatan hendaknya disusun secara sistematis, menarik dan realistis. Artinya proposal tersebut dapat menjelaskan maksud kegiatan dan tujuannya serta bagaimana cara mewujudkannya. Bentuknya singkat, terperinci dan dapat mendorong yang membaca untuk mendukung baik moril maupun materiil.
C. JENIS DAN MANFAAT
Berdasarkan pembuatnya, pada umumnya jenis proposal kegiatan organisasi dapat dibedakan menjadi:
1. Proposal Pengurus. Proposal yang dibuat oleh Pengurus dalam menyelenggarakan kegiatan yang tidak memerlukan suatu kepanitiaan.
2. Proposal Panitia. Proposal yang dibuat oleh suatu kepanitiaan yang ditunjuk oleh Pengurus guna menyelenggarakan kegiatan tertentu.
Adapun manfaat yang diperoleh dengan menyusun dan mengajukan proposal antara lain adalah:
1. meyakinkan agar program memperoleh dukungan dari donator, Lembaga Dana, dermawan, lembaga pemerintah, Perusahaan , alumni, dan lain-lain ,
2. dapat memberi gambaran kegiatan yang akan diselenggarakan,
3. menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui mengapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan,
4. Menjadi rencana yang memberi arah bagi Pengurus atau Panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut sehingga membantu memudahkan tim pelaksana dalam melaksanakan kegiatan/program,
D. BENTUK DAN ISI
Proposal organisasi bisa dibuat dalam bentuk buku atau beberapa helai lembaran kertas. Penampilannya dapat berupa kertas putih, kertas berwarna ataupun hasil cetakan (printing) dengan gambar warna-warni. Secara umum, bentuknya disesuaikan dengan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan.
Untuk proposal program tahunan yang dibuat oleh Pengurus, sebaiknya mencerminkan perencanaan kegiatan dalam satu tahun yang merupakan hasil Rapat Kerja. Proposal ini dapat berbentuk sebuah buku atau jilidan yang berisi: cover, judul, kata pengantar, daftar isi, profil lembaga, kepengurusan, badan hukum (bila ada), track record kegiatan, rencana kegiatan dan anggaran tahun (akan) berjalan dan bio data beberapa pengurus inti. Bilamana perlu, sertakan foto-foto kegiatan, dokumen-dokumen rekomendasi, asosiasi dan penghargaan.
Ada banyak macam proposal, misalnya : Proposal Usaha, Proposal Kerjasama, Proposal Kegiatan, dll. Tidak ada keseragaman format maupun isi proposal program. Namun agar kita memperoleh sedikit gambaran yaitu tentang bagian-bagian Proposal.
Karea proposal pada sisi yang lain juga dianggap sebagai desain suatu program, atau kegiatan, maka dasar dari sebuah proposal adalah yang dalam manajemen diistilahkan sebagai 5 W + 1 H, (What, Why, Who, Whom, Whwn) + How. Adapun Proposal yang baik seharusnya mengandung informasi – informasi sebagai berikut
1. Kepala Proposal
Merupakan awal proposal yang dilihat oleh para pembaca. Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya.
2. Nama Kegiatan
. Setiap Organisasi yang merencanakan sebuah kegiatan harus membuat “Nama nama” dari kegiatan, atau acara yang akan dilaksanakannya. Nama tersebut merupakan judul kegiatan dan menunjukkan kegiatan yangakan dilaksanakan. Nama kegiatan menjadi penting untuk membedakan antara sebuah kegiatan dengan kegiatan lainnya. Nama kegiatan diusahakan dibuat semenarik mungkin, jika perlu dengan kalimat mengundang keinginan orang untuk mengetahui lebih banyak lagi kegiatan tersebut. Misalnya “Latihan Dasar Kepemimpinan” , “Re-Treat”, “PMK Justice Cup” dll.
3. Tema Kegiatan
Tema kegiatan biasanya merupakan suatu gambaran umum dari kegiatan sesuai dengan momentum pelaksanaannya. Dalam tema ini pula secara eksplisit/implisit visi dari kegiatan atau program itu. Ditulis isu sentral yang ingin diwujudkan / dikumandangkan, misalnya: “Pemimpin berkarakter Kistus”. Tema merupakan semangat dari upaya penyelenggaraan kegiatan. Tema harus disusun dengan bahasa yang singkat paadat dan jelas.
4. Latar Belakang/Pendahuluan
Latar belakang/pendahuluan berisi pokok-pokok pikiran yang melatar-belakangi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Bagian ini amat berperan penting dalam memberikan informasi apa sebenarnya latar belakang pemikiran yang mendasari pelaksanaan disebuah kegiatan, bagian ini biasanya filosofis dan ilmiah.Jika sebuah kegiatan dirancang untuk kegiatan Ilmiah, seperti “Seminar, Simposium, Diskusi, dll” maka latar belakang pemikiran berisi apa dasar atau landasan filosofis yang mendasari dipilihnya tema kegiatan tersebut. Dalam beberapa proposal yang dirancang untuk kegiatan serius, landasan pemikiran bahkan mirip dengan makalah, lengkap dengan catatan kaki dan referensi. Jadi latar belakang bukan saja berisi pemikiran yang mendasari terlaksananya kegiatan, tetapi juga tema dari kegiatan tersebut. Serius tidaknya sebuah kegiatan, biasanya dapat ditentukan dari serius tidaknya latar belakang pemikiran yang dibuat oleh perancang kegiatan.
Tetapi hal yang paling mendasar dalam “dasar pemikiran” adalah untuk menjawab pertanyaan mengapa kegiatan itu dilaksanakan. Pendeknya dasar pemikiran itu untuk menjawab pertanyaan “Why”.
Latar belakang disampaikan dengan bahasa yang menarik, logis dan argumentatif untuk meyakinkan pembaca bahwa rencana kegiatan tersebut memang patut diselenggarakan.
5. Landasan Kegiatan
Pada bagian ini diharapkan kegiatan yang akan dilakukan adalah dari pihak program organisasi/kebutuhan organisasi dari Devisi/Departemen dibawahnya, juga harus diuraikan landasan atau konstitusi (misalnya: Alkitab, UUD, AD/ART, dll) yang memperkuat kegiatan itu dilaksanakan.
6. Tujuan
Bagian ini menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan. Tujuan juga bisa dibedakan dalam “Tujuan Umum” dan “Tujuan Khusus”. Tujuan Umum adalah tujuan secara umum yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan, mengenai masalah-masalah yang bersifat makro atau merupakan tujuan yang tertuang dalam AD/ART organisasi misalnya: Meningkatkan Skill managemen Organisasi. Sedangkan tujuan Khusus adalah yang bersifat mikro atau lebih teknis yang merupakan “terusan “ dari tujuan yang makro tersebut. Dengan asumsi tujuan umum diatas (meningkatkan skill managemen Organisasi), maka tujuan khusus bisa berupa: meningkatkan Kemampuan Komputer, Administrasi.
7. Target
Menunjukkan target (sasaran) kegiatan yang akan deselenggarakan. Dengan menyelenggarakan kegiatan tersebut diharapkan diperoleh hasil-hasil nyata. Tujuan bersifat abstrak sedangkan target lebih bersifat konkret Target boleh dicantumkan lebih dari satu.
8. Bentuk Kegiatan/ Program
Sebuah nama kegiatan tertentu terdiri dari beberapa item kegiatan, Misalnya, nama kegiatan: Harlah IPNU, bisa berbentuk rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a. Seminar
b. Parade Seni
c. Pengajian Akbar
d. Lomba-lomba
e. Pelatihan
f. Dll
Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan dengan detail, tanpa ada yang tersisa
9. Materi/Acara.
Jika materi kegiatan yang berbentuk ilmiah, materi-materi harus disebutkan secara rinci. Sebuah pelatihan kader, misalnya, tentu saja terdiri dari beberapa materi. Setiap materi memiliki kisi-kisi yang bertujuan untuk mengarahkan materi dalam fokus yang jelas, materi dan kisi-kisi berfungsi sebagai “rambu-rambu” dalam kegiatan tersebut. Jika berbentuk seminar, jelaskan juga materi-materi dan kisi-kisi atau tujuan dan sasaran kegiatan atau program tersebut secara terstruktur.
10. Nara Sumber
Bagian ini menerangkan siapa yang diundang sebagai nara sumber dalam kegiatan tersebut, sesuaikan materi dengan nara sumbernya, juga perlu dicantumkan namanya serta gelar dari nara sumber tersebut.
10. Sasaran / peserta
Yang kami maksudkan disini adalah untuk siapa kegiatan atau program tersebut dilaksanakan. Perlu juga dicantumkan disini adalah berapa jumlah dari peserta.
11. Waktu
Memberi gambaran kapan kegiatan tersebut akan diselenggarakan. Bila perlu dilengkapi dengan Time Schedule kegiatan secara kronologis.
12. Tempat
Memberi gambaran dimana kegiatan tersebut akan diselenggararakan. Bila perlu dapat dibuatkan denah (peta) lokasi pelaksanaan kegiatan yang direncanakan oleh penyelenggara..
13. Organisasi/Panitia Pelaksana
Bagian ini mencantumkan nama lembaga yang bertanggungjawab dalam kegiatan tersebut. Kemudian sebutkan Organisasi pelaksananya atau yang lazim kita sebut Panitia, kepanitiaan biasanya terdiri dari dua (2) unsur yaitu:
a. Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC) yang bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan.
b. Panitia Pelaksana atau Organizing Committee (OC) yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat operasional, biasanya terdiri dari Panitia Paniti (Ketua, Sekretaris, Bendahara) dan Seksi-seksi, Divisi-divisi atau Bidang-bidang.
Daftar nama Panitia tersebut dicantumkan pada lembaran tersendiri atau sebagian lampiran.
14. Lain-lain
Bila diperlukan dapat disertakan format-format atau gambar-gambar yang memperjelas rencana kegiatan tersebut.
15. Anggaran
Biasanya kegiatan ini terdiri dari : anggaran dana dan sumber-sumber pendanaan. Tuliskan berapa jumlah dana yang diperlukan secara keseluruhan. Sedangkan mengenai perincian kebutuhannya biasanya ditulis dalam lampiran proposal. Adapun sumber pendanaan juga ditulis sesuai dengan kebijakan organisasi pelaksana kegiatan, misalnya : kas organisasi/subsidi pengurus, sponsor, donator, bantuan yang tidak mengikat, dll.
Usahakan dalam menyusun anggaran biaya kegiatan penggunaan dan alokasi dana disebutkan secara rinci, jangan terlalu global, dicantumkan juga dari mana kira-kira anggaran tersebut diperoleh, perlu diingat jangan mencantumkan “biaya tak terduga” karena hal itu menunjukkan kurangnya sifat profesionalitas pembuat proposal. Penggunaan dan alokasi disusun secara seimbang dan diperinci secara detail.
Salah satu kecenderungan kita dalam membuat proposal adalah kita me”mark up” anggaran sebuah program atau kegiatan. Itu juga menunjukkan bahwa kita telah melakukan kebohongan tentang data anggaran. Yang lebih bijak adalah menunjukkan apa adanya tentang anggaran riil kegiatan.
16. Konfirmasi/Kontak person
Maksudnya adalah orang/ atau pihak yang dapat dihubungi secara langsung untuk program atau kegiatan tersebut. dapat dicantumkan nomor telepon, nomor HP, atau e-mail.
17. Penutup
Bagian ini menjadi ringkasan rencana kegiatan dan tekad untuk mewujudkan aktivitas yang telah disusun dan harapan dukungan dan partisipasi pihak-pihak yang terkait dan bersimpati demi terlaksananya kegiatan tersebut.
Bagian akhir proposal ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh pengurus organisasi, sedangkan lampiran anggaran dana biasanya ditandatangani oleh bendahara. Tanda tangan dan stempel harus asli, bukan foto copy.
18. Lampiran Proposal
Untuk menguatkan proposal bisa disertakan lampiran yang memberi dukungan, dapat berupa: surat-surat rekomendasi, panitia pelaksana, lampiran detail anggaran, dokumen-dokumen, gambar-gambar dan lain sebagainya.
E. TEKNIK MENYUSUN PROPOSAL
Proposal disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh orang-orang yang membacanya. Berikut ini langkah-langkah menyusun proposal untuk kegiatan
1. Menunjuk seseorang atau beberapa orang yang memiliki keahlian sebagai penyusun proposal.
2. Sebaiknya orang tersebut memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.
3. Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, dan selanjutnya membuat Draft Proposal.
4. Draft proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
5. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
6. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal.
F. HAL – HAL YANG DIPERLUKAN DALAM PROPOSAL
1. Surat Permohonan Bantuan Dana
Surat ini tidak menyatu dengan proposal, dalam arti pisah dan tersendiri kemudian surat itu dimasukkan dalam amplop.
2. Surat Tanda Terima
Sebagai bukti bahwa Proposal sudah diterima, maka harus ada tanda terimanya.
3. Kwitansi
Kwitansi diperlukan untuk tanda bukti pembayaran/dana yang telah diterima, kwitansi tersebut ditanda tangani oleh Ketua Pelaksana dan di stempel
G. TEKNIK PENDISTRIBUSIAN
Yang saya maksud dengan teknik pendistribusian ini adalah bagaimana proposal itu tepat sasaran , sampai kepada yang dituju. Yang dituju tersebut bisa lembaga, person, atau Perusahaan, atau lembaga negara. Ada beberapa hal yang ingin kami kemukakan:
1. Usahakan bahwa proposal tersebut betul-betul sampai kepada sasaran. Artinya model-model menitipkan proposal pada orang lain sebenarnya sangat riskan untuk dilakukan kecuali pada saat-saat khusus.
2. Untuk waktu pendistribusian usahakan jangan terlalu mepet dari acara. Sehingga lembaga ata yang dituju bisa berfikir terlebih dulu tentang acara tersebut.
3. Kecerdasan membaca situasi sangat diperlukan dalam pendistribusian proposal. Maksudnya biasanya terkait dengan perseorangan misalkan seperti ini ada waktu ketika panennya melimpah, gajian, dst orang tersebut akan lebih mudah untuk membantu kegiatan yang dirancang. Proposal itu tidak harus dicairkan dalam bentuk uang cash. Hasilnya dapat berbentuk material, dukungan konsumsi, dan lain sebagainya. Dan kecerdasan kita dalam membaca situasi sangat dibutuhkan dalam hal ini.
4. Teknik meloby sangat dibutuhkan dalam pendistribusian proposal.
5. Usahakan bahwa proposal yang dikirimkan yang tidak bisa langsung dijawab, memang betul-betul dikonfirmasi ulang. Ini juga merupakan bentuk pertanggung jawaban kita dari program-program atau kegiatan kita pada masa yang akan datang.
6. PENUTUP
Demikianlah cara menyusun proposal organisasi Islam pada umumnya. Tentu saja dapat dibuat dalam format lain yang lebih baik dan mendetail serta lebih menarik, sesuai dengan kebiasaan dan jenis kegiatannya. Tidak semua isi proposal sebagaimana disebutkan di atas dicantumkan seluruhnya dalam setiap pembuatan proposal. Hanya hal-hal yang diperlukan saja yang patut untuk dicantumkan agar proposal yang disusun aktual dan realistis.
Friday, May 30, 2008
ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

A. Pengantar
Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.
Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan tentang manajemen, serta penyusunan personalia.

B. Definisi Organisasi (Organization)
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama

C. Struktur Organisasi
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja

D. Bentuk-bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.


d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

E. Organisasi Formal dan Informal
Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :
Organisasi Statis :
Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi Dinamis :
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.
Organisasi Formal :
Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.
Organisasi Informal :
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

F. Departementasi (Departementation)
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2. Departemen Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

G. Koordinasi (Coordination)
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
1. Pedoman Koordinasi :
a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang Efektif
Kebaikan :
a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
Kelemahan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu
c. Perbedaan orientasi antar pribadi
d. Perbedaan dalam formalitas struktur
3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
a. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang

H. Rentang Manajemen (Span of Control)
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.

I. Wewenang ( Authority )
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.
Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver ).
Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :
1. Memahami kominikasi tersebut
2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.
1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

J. Lini Dan Staf
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.
Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang dihadapi.
Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :
1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah
4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.
Wewenang lini ( Lini Authority )
Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

Wewenang Staf ( Staff authority )
Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia lini.
Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

K. Sentralisasi Dan Desentralisasi
Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya.
Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat. Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :
1. Filsafat manajemen
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
3. Startegi dan lingkungan organisasi
4. Penyebaran geografis organisasi
5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
6. Keanekaragaman produk dan jasa
7. Karakteristik organisasi lainnya.
8. Kualitas manajer

L. Penyusunan Personalia ( Staffing )
Proses Penyusunan Personalia
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua factor di dalam organisasi.
Proses penyusunan personalia terdiri atas :
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Penarikan tenaga kerja
3. Penyeleksian tenaga kerja
4. Pengenalan dan orientasi organisasi
5. Latihan dan pengembangan karyawan
6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan pengembangan karier
Perbedaan Pengelolaan PMK dan Manajemen Umum
1.
Tujuan
Manajeman Persekutuan
a.
Mengejar nilai kekal dan jangka panjang
b.
Berorientasi untuk kemuliaan Tuhan
Manajemen organisasi secara umum
a.
Secara umum mengejar nilai yang sifatnya sementara (profit)
b.
Secara umum berorientasi untuk keuntungan organisasi
2.
Kriteria Pengurus
Manajeman Persekutuan
a.
Percaya diri dengan dasar penyerahan pada Tuhan
b.
Melayani
c.
Kesetiaan pada Allah
Manajemen organisasi secara umum
a.
Percaya diri karen kemampuan yang mereka miliki
b.
Dilayani
c.
Setia pada organisasi
engapa persekutuan perlu dikelola ?
1.
Agar teratur, sopan dan baik, karena:
Allah kita bekerja dengan teratur dan terencana ( Kejadian 1 )
Untuk kesaksian yang baik ( I Korintus 11 : 17 )
Akan teratur dan sopan ( I Korintus 14 : 40 )
2.
Agar efektif: hasil lebih maksimal
3.
Agar efisien: dana, tenaga, dan waktu
4.
Agar karunia berkembang
5.
Agar tujuan pelayanan tercapai: Firman Allah makin tersebar, jumlah murid bertambah dan berkualitas
6.
Agar kendala-kendala yang ada akan lebih mudah/cepat teratasi melalui pelayanan bersama dengan cara yang terencana dan efektif
7.
Agar dapat melaksanakan sesuatu yang lebih besar (progresif) bagi Allah
KESEKRETARIATAN
I. DEFINISI
Kesekretariatan merupakan pekerjaan dari para sekretaris yang, bertugas, bertanggung jawab dan yang dibicarakan pada bab ini.
Sekretaris: seseorang yang dipercaya memegang rahasia atau memjperoleh kepercayaan
Dari atasan untuk menangani masalah surat menyurat dan mengatur pekerjaan rutin, terperinci untuk atasan.
Kesekretariatan : segala kegiatan yang dilakukan oleh secretariat. Jadi kesekretariatan menyatakan kegiatan dan tata kerjanya.
Administrasi kesekretariatan: keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Fungsi secretariat: sebagai suatu organisasi yang satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lancar.
TUJUAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
? Mempelancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern
? Mengamankan rahasia perusahaan atau organisasi
? Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen
FUNGSI ADMINISRTRASI KESEKRETARIATAN
? Menadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
? Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan
? Sebagai alat komunikasi perusahaan
? Sebagai alat pelaksana pemegang perusahaan
? Sebagai pusat dokumentsi
RUANG LINGKUP KEGIATAN SEKRETARIAT
Pada umumnya kegiatan secretariat meliputi:
? Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan surat menyurat, yang meliputi perbuatan, penerimaan, pengolahan, dan penyimpanan.
? Menyelenggerakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern.
? Menyelenggarakan kepantiaan rapat
? Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia
? Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau pengunjung.
? Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaaan tugas pokok organisasi.
II. PENJELASAN SEKRETARIS
Sekretaris berasal dari bahasa latin yang berarti rahasia (secretum). Sejretaris kantor adalah seseorang yang dituntut persyaratan tentang ketrampilan, pendidikan dan pengetahuanya.
1. cerdas dan cakap
2. siap menerima tanggung jawab
3. mempunyai kepribadian menarik di kantor swasta atau pemerintah
4. menunjang kantornya berjalan lancer dan membuat setiap usaha berhasil
5. mempunyai pengetahuan yang luas tentang perkantoran
6. dapat di banggakan untuk kantor dan atasan
7. membuat setiap usaha menuju penngkatan dan keberhasilan kantor
II. KEPERCAYAAN
Kepercayaan memegang rahasia atau keterangan dan kedudukan sekretaris menuntut standart etika dan moral yang tinggi. Dia tak hanya mempunyai data dan beban keyakinan di kantor, tetapi juga mempunyai data mengenai beberpa pegawai tertinggi posisinya sampai pegawai baru. Hal ini demi keberhasilan.
IV. KESEMPATAN MENUJU PENINGKATAN
Jenjang seorng sekretaris dapat melambung tak terhingga. Jenjang hanya di batasi oleh kemampuan yang ada. Bila dia bimbang memikul tanggung jawab, ceroboh dalam tindakan bekerja, berwatak putus asa dan suka mengkritik berarti doa mempunyai hambatan untuk mempiroleh peningkataan. Tetapi mutu seseorng yuang berkecimpung dalam dunia sekretaris biasanya tak hanya menghadapi tantangan dari pegawai lainya saja.
Kedudukan sekretaris merupakan kedudukan yang baik dalam pemerintah maupun swasta. Keinginan, cita-cita dan ambisi sekretaris akan menuju pada peningkatan bila hal ini merupakan minatnya.
V. MENINGKATKAN KEMAMPUAN
Ada sekretaris yang menyukai pergantian dalam pekerjaan untuk memperkaya pengalaman di beberapa kantor. Pengetahuan dan kemampuanya dalam hal kesekretariatan akan melincinkan jalan pada kedudukan yang lebih baik, serta demi memperoleh kepuasan.
VI. MENERIMA TANGGUNG JAWAB
Sekretaris baru akan menerima tanggung jawab atau akan menghindari hal itu. Itu merupakan pilihan dengan kemungkinan memperokeh kegemberaaan, keberhasilandan pekerjaan yang menarik bila berminar
Sebagian besar sekretaris yagn berbakat saat ini menduduki jabatan pada kantor besar. Dia memulai karirnya sebagai sebagai sekretaris pada kantor yagn masij merintis dalam usahanya. Dia berusaha mengetahui usaha kantornya sebik mugkin, sehingga tertambah pengetahuan dan penglamanya mulai dari awal. Di samping itu dia juga memiliki kemampuan untuk mendidik pegawai baru dan sekretaris yang bekerja di kantornya, meskipun saat ini dia menjadi pejabat, dia juga mengingat awal mulanya.
1. SEKRETARIS PRIBADI
Sekretaris pribadi adalah: seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam hal ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaab tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Contoh:
- sekretaris pribadi seorang bintang film
- sekretaris pribadi seorang profesor, dan lain-lain
2. SEKRETARIS PIMPINAN
Sekretaris pimpinan adalah: seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor unttuk seseorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staf dari organisasi atar perusahaan, diangkat dan digaji oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Sekretaris ini tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadai pimpinan, tetapi bersifat kedinasan. Dalam arti bahwa sekretaris disini merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengolahan, dan pengurusan informasi.
Dalam bahasa inggris sekertaris seperti ini juga privat sekertary. Selain itu ada juga yang disebut sekertaris direksi atau sekertarisnya pimpinan tertinggi, yaitu sekertaris yang menyelenggarakan administrasi untuk suatu badan, direksi atau pimpinan tertinggi.
Dalam melaksanakan tugasnya, sekertaris direksi dapat dibantu oleh pegawai lain sebagai bawahannya, apabila lingkup pekerjaan terlalu luas. Oleh sebab itu sekertaris direksi sering bertindak sebagai pimpinan dalam kelompoknya. Jika dibandingkan dengan sekertaris pribadi, maka sekertaris direksi mempunyai tugas dan tanggung jawab yang lebih besar, sehingga sekertaris direksi harus mempunyai kemampuan yang lebih besar pula. Sekertaris direksi sering disebut kepala sekertaris atau pimpinan dalam bagiannya.
KEPEMIMPINAN
Sebuah org. (organisasi) apapun harus memilih sasaran/tujuan
yang jelas sebelum bergerak/bekerja.

Tujuan/sasaran itu ditetapkan dalam jangka waktu tertentu,
sehingga hasilnya dapat dievaluasi setelah beberapa tahun berjalan. Perubahan
sasaran bisa terjadi dalam arti perubahan taktik maupun perubahan strategi
untuk mencapainya, tergantung dari keadaan yang bisa saja terjadi secara
mendadak, di luar hasil antisipasi. Bahkan perubahan sasaran secara
menyeluruhpun masih dapat terjadi!


Penjelasan Titik 2 bab 1

Bentuk organisasi harus menyesuaikan diri dengan
tujuan/sasaran yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Bentuk ini tidak
hanya disesuaikan dengan dengan perundang-undangan yang berlaku, tetapi juga
berkaitan dengan ‘ruang gerak’ yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.


Penjelasan Titik 3 bab 1

Setelah memiliki konsep yang jelas mengenai tujuan dan
bentuk organisasi, anda perlu menetapkan kriteria calon pejabat yang akan
memimpin gerak langkah organisasi.

Secara garis besar ada 4 tipe pemimpin yang berdasarkan pada
:

1. Kharisma 2. Formalitas 3. Tradisi 4. Profesionalisme


* Ciri-ciri pemimpin berdasarkan kharisma adalah :
berwibawa, disegani (bukan ditakuti !), mudah dipercaya, pandai mudah bergaul
dll. Pada prinsipnya menyenangkan banyak orang dan punya prinsip yang jelas.


* Pemimpin berdasarkan formalitas adalah pemimpin yang
ditaati karena jabatannya. Bisa saja pejabat dari organisasi apapun ditaati,
tetapi sesungguhnya belum tentu diterima oleh ‘hati’ yang terdalam.


* Pemimpin berdasarkan tradisi biasanya tumbuh dari proses
kebudayaan, seperti pastor, pendeta, pimpinan pesantren dll.


* Sesuai perkembangan jaman, maka dapat saya tambahkan tipe
pemimpin yang berdasarkan profesionalisme, yang ditaati karena profesi yang
diperolehnya dari dunia pendidikan formal maupun dari pengalaman hidupnya
(autodidactic/ berpengalaman).


Di dalam kehidupan bermasyarakat kita jumpai pemimpin yang
memiliki berbagai “campuran tipe pemimpin”. Ada yang memang memiliki kharisma tetapi juga
menduduki jabatan tinggi (formal).

Ada
pula yang sesungguhnya tidak disukai (tanpa karisma), tetapi ditaati karena
jabatannya.

Berdasarkan perkembangan jaman, maka tipe pemimpin yang
paling ideal adalah yang memiliki KHARISMA dan PROFESIONALISME serta jujur
terhadap dirinya sendiri dan jujur kepada seluruh anggota organisasinya !


Penjelasan Titik 4 bab 1

Organisasi yang berjalan dengan baik adalah tempat orang
yang berbakat memimpin diberi kesempatan untuk mengembangkan dirinya sehingga
menjadi pemimpin masa depan. Dengan kata lain, setiap organisasi yang baik
menciptakan suasana untuk membentuk kader pimpinan masa depan organisasinya.

Berabagai cara untuk memilih calon pimpinan dapat dilakukan,
seperti dengan memberi kesempatan untuk melakukan hal-hal kecil di tingkat yang
lebih rendah, kemudian diberi kesempatan untuk yang lebih luas dan lebih kompleks.
“Aturan main” harus dipegang teguh dalam rangka pembentukan kader
pemimpin. Jangan mengadakan ‘dropping’ jika ingin memperoleh pimpinan sejati.


Penjelasan titik 5 Bab I

Dalam organisasi yang baik, suasana keterbukaan/demokratis
harus diciptakan, dimana setiap anggota/bawahan dapat menyampaikan
wawasan/gagasan.

Caranyapun dapat mengambil berbagai bentuk seperti tatap
muka, kotak pos, atau pembentukan “think-tank” untuk menggodok
berbagai wawasan/gagasan. Ciptakan suasana “berani bicara” dalam
suatu rapat atau munas sekalipun. Dapat juga dalam bentuk questionnaire.
Hal-hal tersebut sangat bermanfaat karena sesungguhnya merupakan masukan dari
bawah yang mungkin dapat dipergunakan untuk menyusun kebijaksanaan (policy)
yang lebih efektif untuk mencapai tujuan. Tetapi hal tersebut tidaklah berarti
bahwa seseorang/sekelompok orang yang menduduki jabatan pimpinan tidak boleh
membuat program kerja sebelum mendapat masukan dari anggota/bawahannya. Bisa
saja disusun segala hal yang mencakup sebuah organisasi terlebih dahulu, karena
bisa saja pimpinan secara intuitif merasakan kebutuhan organisasi dan
anggota/bawahannya.



BAB II MENCIPTAKAN KEBERSAMAAN


Organisasi yang berhasil adalah yang dapat menciptakan rasa
kebersamaan (sense of belonging) dari semua orang yang tergabung dalam
organisasinya. Mulai dari pimpinan sampai ke semua orang di berbagai
divisi/departemen. Bukankah hasil organisasi adalah hasil kerja semua tim ?

Oleh karena itulah, menciptakan rasa kebersamaan itu
penting. Bagaimana caranya? Hal itu bisa didahului dengan pencegahan perpecahan
yang menghapuskan/menipiskan rasa kebersamaan. Untuk mencegah hal itu
diperlukan adanya:

Pimpinan yang lentur (fleksibel) tetapi tegas pada saat
ketegasan diperlukan.

Pembagian kerja (job description) yang jelas sejak awal,
tanpa menghilangkan keterbukaan untuk berkreasi.

Program kerja yang jelas tetapi lentur/fleksibel terhadap
perkembangan yang membawa perubahan.

Setiap Pimpinan Bagian/Divisi/Departemen dsb memberi
perhatian yang manusiawi kepada bawahannya.

Penjelasan :


Titik 1

Seorang pemimpin yang berhasil harus memilki dua sifat
sekaligus, yaitu kualitas sebagai DIPLOMAT dan JENDRAL, yang keduanya dapat
dipelajari, dilatih dan dikembangkan oleh siapa saja (Baca tulisan saya tentang
“Memimpin Rapat” dan “Teknik Berunding”).

Sifat Diplomat dilaksanakan pada saat-saat tidak diperlukan
ketegasan dan sifat Jendral dipergunakan pada saat memang harus tegas dan tidak
bisa lain.


Titik 2

Pembagian kerja yang jelas sejak awal tanpa menghilangkan
kebebasan berpendapat adalah sangat penting untuk menjaga keutuhan
bawahan/anggota sebuah organisasi apapun juga.

Setiap divisi sejak awal sudah diberikan secara tertulis
perihal tugas, wewenang, dan kepada siapa dia harus bertanggung jawab. Usahakan
jangan sampai ada yang tumpah tindih (overlapping) mengenai hal tersebut demi
mencegah keruwetan di lapangan dan mengevaluasi hasilnya serta memberi
penghargaan kepada orang-orang yang memimpin setiap bagian. Sekalipun sudah
ditetapkan bagiannya masing-masing, orang/pejabat boleh ikut menyumbangkan
wawasan/gagasannya untuk perbaikan bagian lainnya. Hal ini juga penting bagi
Pipmpinan Eselon tertinggi untuk mengadakan mutasi jabatan sesuai dengan
gagasan/wawasan orang tersebut di kemudian hari (untuk memilih “the right
man on the right place”), lihat Bab tentang “Memimpin Rapat dan
Teknik Berunding”.


Titik 3

Dalam era globalisasi, sebuah program kerja perlu didukung
oleh fleksibilitas, sehingga jika muncul perubahan yang besar (akibat derasnya
arus globalisasi), program kerja itu dapat disesuaikan dengan perkembangan.
Salah satu caranya adalah dengan mempersiapkan berbagai alternatif. Jika
terjadi perubahan mendadak, alternatif itu dapat dijalankan.

Program kerja itu harus tegas sejak awal, sebagai target
yang ingin dicapai. Dan penyusunan program kerja harus memperhatikan potensi
yang ada dalam pelaksanaannya. Potensi yang perlu diperhitungkan adalah :
Sumber daya manusia yang sesuai untuk setiap jabatan dan dana yang cukup untuk
jangka waktu sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai, baik dari sumber sendiri
maupun dari pihak luar. Selain itu juga diperlukan persiapan lokasi tempat or
itu, serta peralatan yang cukup untuk memulai pelaksanaan program kerja.


Titik 4

Pimpinan tertinggi beserta semua Pimpinan bagian harus
memberi perhatian yang manusiawi kepada bawahannya untuk menciptakan
kebersamaan dan menjaga keutuhan tim. Yang harus diciptakan/diusahakan bukanlah
hanya “industrial relation” atau hanya “organizational
relation”, tetapi juga yang sangat penting adalah “human relation”.

Dalam prakteknya hubungan manusiawi itu mengambil bentuk
(sebagai contoh) : pertemuan (tiga) bulanan dengan acara a.l. : pimpinan
menanyakan keluhan bawahan/anggotanya yang bersifat pribadi, kebutuhan keluarga
dipenuhi jika or memang mampu untuk membantu ( di bidang kesehatan dan
pendidikan); setiap tutup tahun diadakan semacam “Family Day” seperti
tradisi Lions Club. Juga memberikan penghargaan merupakan tradisi yang baik
untuk menjaga kebersamaan, asalkan memenuhi kriteria untuk mendapat penghargaan
(merit system). Jangan sembarang memberi penghargaan karena akibatnya dapat
ditertawakan orang banyak dan dapat menimbulkan iri hati atau cemohan yang
tidak perlu terjadi, yang akhirnya dapat menimbulkan perpecahan.

Berdiri di puncak bukan berarti engkau adalah yang terhebat
Perhatikanlah sekelilingmu, engkau akan menemukan dirimu hanyalah bagian terkecil dari alam ini yang bisa berada di atas karena ada bagian–bagian besar yang menopangmu dari bawah.
(HANS CRF 120)
Bertuturlah kepada bumi maka engkau akan diberinya pengajaran
(Ayub)
Tanyakanlah kepada bumi dan laut, lembah-lembah dan gunung-gunung, langit dan awan-awan, bintan-biintang dan matahari, ikan dan binatang-binatang dan semua akan berkata ‘’ Kita cantik karena TUHAN yang membuatnya demikian ‘’. Kecantikan itulah pengkuan mereka akan TUHAN.
(Shakespeare)
Di gunung, di tebing,
Di bukit di laut,
Di hutan di lembah...,
Aku tetap anak — Mu
(Eka Budianta)
Alam adalah stasiun pemancar yang tak terbatas,
yang melaluinya Tuhan berbicara kepada kita setiap jam
Jika kita hanya mendengarkan.
(George Washington Carver)
Jangan Tanya saya lagi.
Pergilah ke sana, ke gunung atau ke tebing.
Manusia terlalu sering member jawabanyang berbeda untuk prtanyaan yang sama.
Alam tidak.
(Reinhold Mesneer)
Thousand miles journey must begin with a single step.
(Lao Tzu)
Tanpa keberanian, seseorang tidak bias mencapai puncak .
(Syrus)
Dunia ini sebenarnya cukup untuk memenuhi kebutuhan seluruh umat manusia tetapi tidak pernah cukup untuk memuaskan keserakahan seorang anak Adam saja.
(Mohammad Ali Jinnah)
Paling tidak seseorang sudah memulai menemukan arti kehidupan manusia ketika ia menanam pohon - pohon pelindung di mana ia tahu benar bahwa ia tidak akan duduk di bawahnya.
(Elthon Trueblood)
Pergilah sejauh matamu memandang, dan ketika engkau sampai di sana, engkau akan melihat lebih jauh lagi
(Anonim)
Status Hillary sebagai pahlawan di Nepal terutama tidak berkaitan dengan apa yang dilakukannya saat berdiri di puncak dunia itu, melainkan ketika ia turun kembali dari puncak gunung tersebut.
(Author Unknown)
Mendaki gunung sangat paralel dengan aspek kehidupan lain dan itulah alasan mengapa kita bias belajar banyak darinya. Selalu ada alasan mengapa orang suci selalu pergi ke gunung untuk menemukan makna hidup. Dan pengalaman saya di gunung telah mengajarakn saya sebuah cara unik untuk menghadapi apa yang dilemparkan kehidupan kepada saya
(Gary P. Scott, pendaki Everest, pemegang rekor pendakian tercepat Mc Kinley, Alaska & penulis Everest in Your Life

1 komentar:

  1. mana daftar pustakanya,,saya menudukyng materi ini,,

    BalasHapus